Zasada konkurencyjności w perspektywie finansowej na lata 2021-2027 – obowiązkowe zasady w Ścieżce SMART

Zasada konkurencyjności jest jednym z kluczowych zagadnień w procesie rozliczania projektów unijnych ponieważ każdy wnioskodawca/beneficjent, który chce realizować projekt może dokonywać wyboru ofert i zlecania zamówień. Jak proces wyboru wykonawców będzie przebiegał w nowej perspektywie?

W przypadku zamówień powyżej 50 000,00 PLN cały proces będzie realizowany z wykorzystaniem Bazy Konkurencyjności (BK2021). Nie tylko zapytanie powinno być opublikowane w Bazie Konkurencyjności, ale także wszystkie oferty powinny zostać złożone przez zakładkę Oferty. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności dopuszczają wyłączenia od tej reguły, m.in. w przypadku gdy charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021 lub w sytuacji gdy zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać za pośrednictwem BK2021.

Przygotowując zapytanie ofertowe należy zacząć od ustalenia z należytą starannością szacowanej wartości zamówienia, bez podatku od towarów i usług/netto. Szacowanie powinno być udokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania). Szacując wartość zamówienia nie można zaniżać szacunkowej wartości, co mogłoby skutkować zastosowaniem nieprawidłowego trybu. Nieprawidłowe przeprowadzenie wyboru ofert to możliwość otrzymania korekty finansowej nawet do 100% wartości zamówienia.

Po określeniu wartości zamówienia, można przystąpić do przygotowania zapytania ofertowego, które powinno zawierać co najmniej:

1. Opis przedmiotu zamówienia – sformułowany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący;
2. Kod CPV, odnoszący się do przedmiotu zamówienia;
3. Określenie warunków udziału w postępowaniu (opcjonalnie), które muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego oraz umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia;
4. Kryteria oceny ofert – mogą obejmować cenę, a także poza cenowe kryteria (np. serwis, termin dostawy);
5. Termin składania ofert – w zależności od wartość zamówienia może wynosić:
   a. 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
   b. 14 dni – w przypadku robót budowlanych,
   c. 30 dni – w przypadku dostaw i usług, gdy wartość zamówienia przekracza 750 000 EUR, tj. 3 340 200,00 PLN (przy kursie UZP: EUR = 4,4536 PLN).
6. Sposób składania ofert;
7. Termin wykonania zamówienia;
8. Informację na temat zakazu konfliktu interesów;
9. Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy;
10. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych;
11. Informację, że dane postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia, wraz z określeniem zakresu lub wartości całego zamówienia oraz informacjami co do pozostałych części zamówienia (jeśli zamówienie udzielane jest w częściach);
12. Informacje dotyczące ofert wariantowych.

Po opublikowaniu zapytania ofertowego w BK2021 i zebraniu złożonych ofert, należy dokonać ich oceny i sporządzić protokół z wyboru oferty, który jest udostępniany na wniosek wykonawcy. Cały proces kończy się podpisaniem umowy z wybranym Wykonawcą.

Prawidłowy wybór ofert jest kluczowy dla rozliczenia otrzymanego dofinansowania, dlatego warto powierzyć to zadanie doświadczonym profesjonalistom. Nasz zespół z sukcesem rozliczył projekty o wartości blisko 400 mln PLN przechodząc kontrole Instytucji Pośredniczących (m.in. NCBiR czy PARP), Urzędów Skarbowych i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego. Chętnie podejmiemy nowe wyzwania na każdym etapie realizacji projektu.